Sie haben das Gefühl ein Chatbot könnte Ihrem Unternehmen Mehrwerte bringen, aber Ihre Mitarbeiter sind vielleicht noch nicht so weit?
Ihr Organisation befindet sich im technologischen Wandel – viele neue Technologien – steigende Skepsis bei den Mitarbeitern gegenüber den neuen Tools?
Einige meiner Beratungsgespräche zu Chatbots enden mit dem Satz „wir wissen, wir bräuchten einen Chatbot, aber unsere Mitarbeiter sind leider noch nicht so weit, dass sich ein Chatbot lohnen würde„.
In vielen Fällen liegt dies an dem mangelnden Wissen seitens der Mitarbeiter, aber auch seitens der Geschäftsleitung zum Thema Chatbots.
Ein Chatbot ist eben NICHT, das nervige Chatfenster unten rechts auf der Website, welches jeden Website-Besucher mit einem „Hallo“ begrüsst. Ein Chatbot kann auch als digitaler Assistent wahrgenommen werden, der seine User bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützt oder ihre wiederholenden Fragen beantwortet.
Gerade, wenn Sie das Gefühl haben, Ihre Organisation muss sich zunächst noch an Chatbots „gewöhnen“ kann es hilfreich sein, zunächst einen Chatbot als digitalen Assistent für Ihre Mitarbeiter einzuführen.
Die Mitarbeiter nehmen den Bot dann als sinnvoll Unterstützung wahr und sind im späteren Schritt auch motiviert den Chatbot gegenüber Kunden einzusetzen.
Chatbots kommunizieren über natürliche Sprache (geschrieben oder gesprochen). Für viele Menschen ist es einfacher mit einem Chatbot zu kommunizieren, als ein neues Computerprogramm zu lernen. Die „Hürden“ und „Ängste“ vor der neuen Technologie sind bei Chatbots meist geringer, als bei anderen neuen Technologien.
Im folgenden ein paar Beispiele, wie Sie einen Chatbot sinnvoll im Unternehmen einsetzten könnten.
1. Zur Beantwortung häufiger IT-Fragen
Wenn Sie ohnehin gerade ein neues Tool eingeführt haben, können Sie den Chatbot direkt zur Einführung in das neue Tool nutzen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mitarbeiter fragen zu der neuen Software haben ist hoch. Die meisten dieser Fragen werden sich automatisiert beantworten lassen. Sie können also einen Chatbot entwickeln, der die häufigsten Fragen zum neuen Tool beantwortet. Ihre Mitarbeiter können Ihre Fragen direkt via Chat stellen und bekommen zeitnah eine digitale Unterstützung.
2. Zur Freigabe der Ferien
In vielen Unternehmen, müssen Ferien oder andere Abwesenheiten zunächst intern freigeben werden oder zumindest der Vorgesetzte muss informiert werden. Anschliessend müssen die Abwesenheiten in den eigenen und meist auch in den Teamkalendern eingetragen werden. Diese Aufgaben können schnell und unkompliziert von einem Chatbot erledigt werden. Der Mitarbeiter, schreibt eine Nachricht an den Chatbot mit seinem Ferienwunsch. Der Bot weiss, aufgrund seiner hinterlegten Daten, welche anderen Mitarbeiter diesen Ferienwunsch freigeben müssen und welche Kollegen über die Abwesenheit informiert werden müssen. Der Chatbot schickt allen Beteiligten eine Nachricht zur Freigabe, sowie einen Kalendereintrag und der Mitarbeiter muss sich um nichts weiter kümmern.
3. Zum Arbeitszeit erfassen
In vielen Unternehmen, vor allem in Konzernen oder in Agenturen müssen die Arbeitsstunden genau erfasst werden. Dies ist für viele Mitarbeiter ein mühsamer Prozess, vor allem wenn zu jeder geleisteten Arbeitszeit auch eine Tätigkeitsbeschreibung angefügt werden muss.
Ein Chatbots unterstützt ihre Mitarbeiter hier. Er erinnert die Angestellten daran, dass sie ihre Zeiten noch melden müssen. Die Mitarbeiter können dann direkt im Chat schreiben, wie viel sie gearbeitet haben und welche Tätigkeiten sie erledigt haben. Der Bot sammelt alle Angaben und trägt sie im Zeit-Management Ihres Unternehmens ein.
4. Zum Beantworten der häufigsten Fragen an das Intranet
Das Intranet dient bei den meisten Unternehmen als zentrale Informationsquelle. Häufig beinhaltet es so viele Informationen, das Mitarbeiter lange nach eine Antwort auf ihre Frage suchen müssen und dies führt zu Unzufriedenheit. Viele dieser Fragen kommen immer wieder vor und können auch unkompliziert von einem Chatbot beantwortet werden. Es werden im Voraus die meisten Mitarbeiter-Fragen definiert und als Wissensbasis für den Chatbot genutzt. Im weiteren Betrieb des Bots, wird der digitale Assistent ständig erweitert und mit neuen Fragen und Antworten angereichert.
Egal für welchen Usecase sie sich entscheiden, Ihre Mitarbeiter können diese Chatbots über folgende Kanäle erreichen:
- Als Chatkontakt im Microsoft Teams
- Als Chatkontakt im Skype for Business
- Auf einer separaten Landingpage
- Als Chatfenster im Intranet
Und die gute Nachricht ist: Sie entscheiden, wo die Daten gesichert werden. Das heisst Sie können alle Chatverläufe auf Ihren Unternehmensservern speichern. Wenn dies nicht gewünscht ist, können die Daten auch in einer Cloud mit einem Serverstandort Ihrer Wahl gehostet werden.
Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, schreiben Sie mir gern eine Nachricht an sophie@hundertmark.ch
