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Chatbots und Datenschutz – Was muss beachtet werden?

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Chatbots und Datenschutz – Was muss beachtet werden?

Datenschutz und Chatbots – Bitte nicht unterschätzen!

Jeder weiss, dass es eigentlich wichtig ist, doch die meisten versuchen das Thema Datenschutz und Chatbots häufig erstmal zu verdrängen. Grundsätzlich ist es jedoch gar nicht schwierig und besonders wenn es um einfache Chatbot Usecases geht, gibt es auch nur wenige Grundregeln, die einzuhalten sind. Im folgenden das wichtigste erklärt. Und am Ende des Beitrags steht sogar eine Podcast-Folge, die das ganze nochmal in Interview-Form abdeckt.

Was muss bei Chatbots zum Thema Datenschutz beachtet werden?

Als erstes gilt, dass das Thema Datenschutz  immer relevant ist, wenn Personendaten, wie beispielsweise Name, Adresse, Kontaktdaten oder Handynummer bearbeitet bzw. verarbeitet werden. WICHTIG: Zu Personendaten gehört auch die IP-Adresse. Als Hinweis, diese wird bei den meisten Chatbot-Projekten gespeichert.

  1. Als erstes müssen der der Chatbot Tool Anbieter (z.B. aiaibot.com) und die Firma, die den Chatbot nutzt einen Vertrag abschliessen. Es handelt sich dabei um einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag. In diesem werdendie wichtigsten Regeln zur Datenverarbeitung geregelt. Themen, wie beispielsweise Einsatzbereich des Chatbots, Haftungsverantwortlichkeiten und viele weitere werden hier festgehalten. Eröffnet ein Unternehmen beispielsweise einen Account bei aiaibot.com und akzeptiert dabei die Vertragsbedingungen, werden diese Verträge automatisch an die hinterlegte E-Mail Adresse geschickt. Die Verträge sind hiermit gültig. Diese Unterlagen sollten  unbedingt bei beiden Parteien aufbewahrt werden.
  2. Anschliessend musst das Unternehmen, welches den Chatbot auf der Webseite oder in einem Social Media Kanal anbietet, seine User über die Datenverarbeitung aufklären und sogar die Einwilligung einholen. Wenn User eine Webseite besuchen, dann springen meist die Cookie-Banner als erstes ins Auge. Diese sind quasi die Einwilligungserklärung, dass Cookies genutzt werden dürfen. In den meisten Fällen genügt es, wenn diese Einwilligung soweit ergänzt wird, dass auch die im Chatbot abgefragten Informationen hier aufgeführt sind. Wichtig ist – User müssen die Einwilligung aktiv geben. Es darf also kein Feld vorher ausgefüllt sein. Der Nutzer der Webseite muss aktiv auf «OK» drücken.
  3. Ob der klassische Cookie Banner für den Chatbot ausreichend ist, hängt von dem abgefragten Daten und von dem bestehenden Cookie-Banner ab.. Auch bei Chatbots ist es wichtig, dass der rechtliche Rahmen sauber aufgesetzt ist. Das heisst, alle Daten, die im Chatbot abgefragt werden, müssen abgedeckt sein. Wenn das nicht der Fall ist, muss das Cookie Banner entsprechend geändert oder es muss eine Einwilligungserklärung im Chatbot eingeholt werden. Wichtig ist, dass das Thema Datenschutz auch dann immer berücksichtigt wird, wenn der Chatbot erweitert oder verändert wird. Zum Teil müssen bei Anpassungen des Chatbots auch die Cookie-Banner angepasst werden.

Und das sollte zusätzlich zum Datenschutz beachtet werden!

  • Sicherstellung vom Betroffenenrecht. Betroffenenrechte sind insbesondere das Auskunftsrecht und das Löschrecht. Nutzer können jederzeit eine Löschung ihrer Daten verlangen. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten vorbereitet sind und jeder den internen Prozess kennt, um die Daten sofort zu löschen, wenn ein User dies wünscht.
  • Es gibt viele tolle Chatbot Tool Anbieter aus Amerika, die technisch zwar sehr gut sind, aber oft nicht die gleichen Datenschutzrichtlinien, wie im DACH Raum gelten, verfolgen. Man nennt dies Grenzüberschreitende Datentransfers. Länder wie die USA zählen nicht zu den sicheren Empfängerländern und müssen deshalb separat in den Standardvertragsklauseln erwähnt werden.
  • Besonders schützenswerte Daten, für die es höhere Sicherheitsstandards gibt, sollten in einer ersten Chatbot-Projekt nach Möglichkeit vermieden werden. Diese müssen nämlich auch gesondert ausgewiesen werden und verlangsamen das erste Chatbot Projekt meist enorm. Daher der Tipp: Wenn diese Daten von Geschäftsmodell her nicht zwingend gebraucht werden, sollten diese nicht von Chatbot abgefragt werden.

Woher stammt das Wissen?

Für diesen Beitrag wurde ein Interview mit Marcel Griesinger geführt. Marcel ist als Dozent und Rechtsanwalt in Deutschland und der Schweiz tätig. Sein Schwerpunkt liegt im Bereich Wirtschafts- und Datenschutzrecht. Das Thema Datenschutz interessiert ihn sehr, weil es seit den Gesetzesneuerungen eines der wichtigsten Themen überhaupt im Wirtschaftsrecht ist und für jedes Unternehmen erhebliche Bedeutung hat.
Ausserdem ist es ein Rechtsgebiet, das die aktuelle technische und gesellschaftliche Entwicklung abbildet. Die Schnittstelle zwischen Grundrechten und Datenschutz auf der einen Seite und Themen wie KI, Algorithmen, IT-Dienstleistungen auf der anderen ist besonders spannend für Marcel.

Wie kommt ein Anwalt zu Chatbots?

Zum einem ist Marcel im ganz normalen Alltag auf Chatbots getroffen. Da Chatbots vermehrt zum Einsatz kommen, konnte er schon einige eigene Erfahrungen mit Chatbots sammeln. Zum anderen natürlich vom fachlichen Standpunkt her. Chatbots und Themen rund um das IT-Recht hängen eng zusammen, da kommt Marcel zwangsläufig damit in Berührung. Viele Unternehmen richten einen Chatbot ein, Chatbots werden z.B. im Marketing und er Kundenbetreuung immer wichtiger. Man muss sich angucken, wie sich das datenschutzrechtlich verhält.

Was macht die Chatbot-Technologie so interessant?

Chatbots helfen, auf eine effiziente Art und Weise für den Kunden da zu sein. Chatbots haben Zukunft, weil sie für Kunden und Unternehmen Vorteile bringen. Standardfragen können rund um die Uhr beantwortet werden und wenn es dann doch detaillierte Fragen gibt oder es um den Vertragsabschluss geht, kann man eine Überleitung zum Mitarbeiter machen.
Über Chatbots werden verschiedene Daten gesammelt. Man muss sich mit Fragen wie «Auf welcher Grundlage darf ich diese Daten sammeln? Welche Daten darf ich verarbeiten? Auf welcher Grundlage darf ich sie verarbeitet?» auseinandersetzten. Und dann kommt Marcel ins Spiel, er hat schon einige Chatbot Projekte rechtlich betreut.

Und wenn ihr keine Podcast-Folge mehr verpassen wollt, dann tragt euch unten auf dieser Seite in die Mailang-Liste ein.

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