In der schnelllebigen Welt der digitalen Technologie stellen Chatbots eine revolutionäre Lösung für das traditionelle Personalwesen dar. Sie verändern das Spiel des Recruitings grundlegend. Aber wie genau schaffen sie das? Dies und vieles mehr erfährst Du in diesem Artikel.
Was sind eigentlich HR-Chatbots?
HR-Chatbots sind künstliche Intelligenz (KI) gesteuerte Softwareprogramme, die automatisierte Konversationen mit potenziellen Kandidaten führen können. Sie sind darauf programmiert, bestimmte Aufgaben im Recruitingprozess zu übernehmen, wie die Vorqualifizierung von Kandidaten, die Beantwortung häufig gestellter Fragen und die Terminplanung für Interviews.
Die Chatbots sind rund um die Uhr verfügbar und können eine Vielzahl von Interaktionen gleichzeitig verarbeiten, wodurch sie eine hohe Effizienz im Einstellungsprozess erreichen.
Chatbots im Recruiting: Ein Interview mit Jobpal-Gründer Luc Dudler
Software-Anbieter, wie Jobpal, haben sich ausschließlich auf Chatbots im Recruiting fokussiert. „Bislang gibt es hauptsächlich Anwendungen, die den Bewerbungsprozess intern im Unternehmen effizienter gestalten sollen, doch nur wenige Software-Anbieter berücksichtigen die Candidate Experience und die internen Prozesse zu gleichen Teilen – mit Chatbots ist dies möglich“. Das sagte mir zumindest der Jobpal-Gründer Luc Dudler. In den folgenden Abschnitten habe ich die Aussagen von Luc detaillierter beschrieben.
Was sind die Vorteile von Chatbots für Unternehmen?
Chatbots automatisieren Prozesse
Chatbots können Prozesse, die immer wiederholt vorkommen, automatisiert erledigen. Der Mensch wird dann nur für Spezial- bzw. Ausnahmefälle benötigt. Im Idealfall wird der Chatbot bzw. das Chatfenster mit anderen internen Systemen verbunden und kann so vordefinierte Prozesse automatisiert abwickeln. Dies kann beispielsweise das Organisieren von Bewerbungsgesprächen sein. Wenn ein Personaler definiert hat, dass ein bestimmter Bewerber eingeladen werden soll, genügt es, wenn er dem Chatbot die Kontaktdaten des Bewerbers mitteilt.
Der Chatbot findet dann einen passenden Termin für alle Beteiligten des Unternehmens und den Bewerber. Er versendet die Termineinladungen, bucht einen Raum im Unternehmen und schickt auch nötige Vorbereitungsunterlagen an den Bewerber.
Sobald Prozesse wiederholt vorkommen und dadurch vorhersehbar sind, kann es sich lohnen, diese mittels eines Chatbot zu automatisieren. Der Chatbot benötigt dabei Schnittstellen an interne Systeme.
Chatbots steigern die Effizienz der Mitarbeiter
In der Regel kommen während eines Bewerbungsgesprächs immer wieder die gleichen Fragen der Bewerber. Die Fragen lassen sich meist vorhersehen und können daher automatisiert von einem Chatbot beantwortet werden. Der Chatbot ist für die wiederholenden Fragen zuständig und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für komplexe und individuelle Fragen.
Langfristig wird der Bewerbungsprozess dadurch effizienter. Handelt es sich bei dem Chatbot um einen AI-basierten Bot, dann braucht der Chatbot eine Liste der häufigsten Fragen inkl. den passenden Antworten. Es ist auch möglich, die Effizienz mit einem regelbasierten Chatbot zu steigern. Hier muss der Chatbot das Gespräch so leiten, dass er möglichst viele Userfragen beantworten kann.
Chatbots unterstützen die Bewerberauswahl
Erhält ein Unternehmen zu viele unpassende Bewerbungen, hat dies negative Auswirkungen auf die Effizienz des Prozesses. Chatbots können dem Bewerber bereits vor der Einsendung der Bewerbungsunterlagen erste vor-qualifizierende Fragen stellen. Anschließend hat der Bewerber ein besseres Bild von den Anforderungen der Stelle und kann besser einschätzen, ob er für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist.
Recruiter bekommen dadurch mehr qualifizierte Bewerbungen und „verschenken“ keine Zeit mit dem Lesen von irrelevanten Bewerbungen. Der Chatbot benötigt hier lediglich die Fragen, die er dem Bewerber stellen soll und ein sogenanntes Regelwerk bei welchen Antworten Bewerber als geeignet eingestuft werden sollen.
Chatbots im Recruiting: Was sind die Vorteile für Bewerber?
HR-Chatbots geben rund um die Uhr Auskunft
In der Regel kommen die Fragen der Bewerber am Abend oder am Wochenende. Genau dann, wenn wahrscheinlich kein menschlicher Ansprechpartner mehr verfügbar ist. Dank Chatbots können die Bewerber einen Großteil ihrer Fragen nun aber rund um die Uhr klären. Sie müssen also nicht warten, bis sie mit einem menschlichen Kollegen sprechen können. Der Chatbot benötigt für diesen Usecase lediglich eine Datenbank mit den häufigsten FAQ (frequently asked questions).
Chatbots behandeln Anfragen anonym
Im Bewerbungsprozess kann es zum Teil „heikel“ sein, gewisse Fragen direkt am Anfang zu stellen. Fragen, wie „wie lange ist die Kündigungszeit“ oder „wie hoch ist das Gehalt“ werden von den Bewerbern meist ungern zu Beginn der Bewerbungsphase gestellt. Dennoch sind diese Fragen für einige Bewerber essentiell und sie würden diese gern anonym stellen. Dank Chatbots ist dies möglich. Chatbots bieten den Bewerbern ein natürliches Kommunikationsmedium und gleichzeitig wahren sie die Anonymität der Bewerber. Im Idealfall verkörpert der Chatbot eine Persönlichkeit, die es den Bewerbern möglichst angenehm macht, mit ihm zu kommunizieren.
Chatbots beraten den unschlüssigen Bewerber
Anstelle von langen Stellenausschreibungen oder Videos bieten Chatbots dem Bewerber ein interaktives Kommunikationstool, über das er sich über die Stelle informieren kann. User können Fragen zur ausgeschriebenen Position stellen und bekommen eine Art „Beratung“ vom Chatbot. Gerade wenn Bewerber noch unschlüssig sind, kann ein Chatbot vielleicht die entscheidenden Fragen im Dialog klären. Auch bei diesem Usecase spielt die passende Chatbot Persönlichkeit eine entscheidende Rolle.
Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung von Chatbots im Recruiting
Wie bei jeder neuen Technologie gibt es auch bei der Implementierung von Chatbots im Recruiting einige Herausforderungen zu bewältigen. Eine der größten Sorgen betrifft den Datenschutz und die Sicherheit. Um personenbezogene Daten während der Interaktion mit Chatbots zu schützen, müssen Unternehmen strenge Datenschutzrichtlinien einhalten und Techniken zur Anonymisierung und Pseudonymisierung von Bewerbungsdaten implementieren.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, intelligente Chatbots zu entwickeln, die menschenähnliche Konversationen führen können. Die Integration von Technologien zur Spracherkennung und natürlichen Sprachverarbeitung ist hierbei von entscheidender Bedeutung, um eine reibungslose Kommunikation zu ermöglichen.
Wer nutzt Chatbots im Recruiting?
In der Schweiz setzen beispielsweise die Verkehrsbetriebe Zürich Chatbots im Recruiting ein. Sie wollen damit vor allem neue Tram-Piloten finden. Mehr dazu in der Podcast-Folge mit Florian Schrodt. In Deutschland nutzen Firmen wie McDonald’s, Telekom oder Zalando Chatbots zur Unterstützung der Bewerbersuche.
Für wen eignen sich Chatbots im Recruiting?
Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen, welches Mitarbeiter einstellt, über einen Chatbot zur Mitarbeitersuche nachdenken. Bei kleineren Unternehmen empfehle ich meist, mit einem einfachen regelbasierten Bot zu starten. Handelt es sich dagegen um größere Unternehmen, die regelmäßig viele neue Mitarbeiter einstellen, eignen sich oft auch intelligente ai-basierte Chatbots mit Schnittstellen an interne Prozesse. So können vor allem auch Prozesse intelligent automatisiert werden.
Fazit: Die Zukunft des Recruitings liegt in den Händen von Chatbots
Chatbots im Recruiting bieten eine Fülle von Möglichkeiten zur Optimierung des Einstellungsprozesses. Trotz einiger Herausforderungen ist klar, dass sie die Zukunft des Recruitings sind. Mit ihrer Fähigkeit, den Prozess zu beschleunigen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und eine personalisierte Bewerbererfahrung zu bieten, sind sie ein unschätzbares Werkzeug für jedes Unternehmen, das nach Effizienz und Innovation im Recruiting strebt.
Chatbots im Recruiting – Häufige Fragen & Antworten
Was ist ein Recruiting-Chatbot?
Ein Recruiting-Chatbot ist ein künstliche Intelligenz-gesteuertes Programm, das automatisierte Interaktionen mit Bewerbern führt und verschiedene Aufgaben im Recruitingprozess übernimmt, wie z. B. die Beantwortung von Fragen, die Planung von Interviews oder die Vorqualifizierung von Kandidaten.
Wie funktionieren Chatbots im Recruiting?
Chatbots im Recruiting funktionieren auf Basis von künstlicher Intelligenz und natürlicher Sprachverarbeitung. Sie interagieren mit Bewerbern in natürlicher Sprache, stellen Fragen, beantworten Anfragen und sammeln wichtige Informationen, die zur Beurteilung der Eignung der Bewerber für eine Stelle genutzt werden.
Welche Vorteile haben Chatbots im Recruiting?
Chatbots im Recruiting bieten zahlreiche Vorteile, darunter eine verbesserte Effizienz durch Automatisierung, eine verbesserte Kandidatenerfahrung durch sofortige Reaktionszeit, und die Möglichkeit, eine Vielzahl von Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
Gibt es Nachteile bei der Verwendung von Chatbots im Recruiting?
Mögliche Nachteile bei der Verwendung von Chatbots im Recruiting sind Datenschutz- und Sicherheitsbedenken, das Risiko der Entfremdung von Kandidaten durch zu viel Automatisierung und die begrenzte Fähigkeit von Chatbots, das volle Spektrum menschlicher Emotionen zu verstehen.
Können Chatbots menschliche Recruiter vollständig ersetzen?
Chatbots können viele Aufgaben im Recruiting automatisieren und effizienter gestalten, sie sind jedoch nicht dazu gedacht, menschliche Recruiter vollständig zu ersetzen. Der menschliche Faktor ist immer noch entscheidend für den Aufbau von Beziehungen und die Beurteilung von Kandidaten auf einer tieferen, persönlicheren Ebene.
