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Tipps und Tricks: Chatbots in die gesamte Organisation integrieren

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Tipps und Tricks: Chatbots in die gesamte Organisation integrieren

Ihr seid davon überzeugt, dass ein Chatbot perfekt für euer Unternehmen wäre, aber euer Team ist es vielleicht noch nicht? Ihr müsst also erst euer Team von der neuen Technologie begeistern, bevor ihr einen Chatbot für eure Kunden und potentiellen Kunden einführen könnt? Dann lest mal den folgenden Artikel und lernt einen einfachen Trick kennen, wie ihr euer gesamtes Team für Chatbots begeistern könnt!

 

Warum sind viele Mitarbeiter negativ gegenüber Chatbots eingestellt?

Die Ergebnisse meiner Chatbot Studie 2020 DACH haben erneut gezeigt, dass einer der häufigsten Gründe, warum noch nicht jedes Unternehmen einen Chatbot hat, das Unwissen der Mitarbeiter ist (vgl. hier). Viele Mitarbeiter wissen gar nicht, was ein Chatbot eigentlich ist, wozu er eingesetzt werden kann und wo er nicht eingesetzt werden sollte.

Viele denken immer noch, dass ein Chatbot das kleine nervige Chatfenster auf der Webseite ist, obwohl ein Chatbot in der Regel viel mehr ist. Ein Chatbot kann eine echte Hilfe sein und richtig eingesetzt, bringt er viele Mehrwerte mit sich.

Um das Unwissen zu reduzieren, hilft es oft zunächst intern einen Chatbot einzuführen, bevor ein Chatbot für Kunden oder potentielle Kunden entwickelt wird.

 

Wann macht ein interner Chatbot Sinn?

Wenn ihr das Gefühl habt, dass eure Teamkollegen sich noch an Chatbots “gewöhnen” müssen, kann es hilfreich sein, zunächst einen Chatbot als digitalen Assistent für eure Mitarbeiter einzuführen.
Die Mitarbeiter nehmen den Bot dann als sinnvolle Unterstützung wahr und sind im späteren Schritt auch motiviert den Chatbot gegenüber den eigenen Kunden oder Partnern einzusetzen. Sie werden dann sozusagen zu internen Influencern.

 

Wo lassen sich Chatbots im Unternehmen integrieren?

 

1. Zur Beantwortung häufiger IT-Fragen

Fragen rund um die IT und Computer-Programme sind in den meisten Unternehmen keine Seltenheit. Hinzu kommt, dass die meisten Fragen rund um Software und Hardware immer die gleichen sind und somit ideal automatisiert von einem Chatbot beantwortet werden können. Ihr könnt einen Chatbot einführen, der die häufigsten Fragen rund um Computer, Smartphone, Software, Hardware etc. beantwortet. Eure Mitarbeiter können ihre Fragen direkt via Chat stellen und erhalten zeitnah eine digitale Unterstützung. Falls ihr Microsoft Teams und Slack im Unternehmen nutzt, könnt ihr den Bot direkt hier integrieren.

 

2. Zur Freigabe der Ferien

In vielen Unternehmen, müssen Ferien oder andere Abwesenheiten zunächst intern freigeben werden oder zumindest der Vorgesetzte muss informiert werden. Anschliessend müssen die Abwesenheiten in den eigenen und meist auch in den Teamkalendern eingetragen werden. Diese Aufgaben können schnell und unkompliziert von einem Chatbot erledigt werden. Eure Kollegen schreiben eine Nachricht an den Chatbot mit ihrem Ferienwunsch. Der Bot weiss, aufgrund der hinterlegten Daten, welche anderen Mitarbeiter diesen Ferienwunsch freigeben müssen und welche Kollegen über die Abwesenheit informiert werden müssen. Der Chatbot schickt allen Beteiligten eine Nachricht zur Freigabe, sowie einen Kalendereintrag und euer Kollege muss sich um nichts weiter kümmern. Der Chatbot wird somit zum digitalen Helfer, wenn es um die Ferien geht und das stiftet bei den meisten Mitarbeitern positive Emotionen. Diese Art von Chatbots benötigt eine Schnittstelle an eure Kalender.

 

3. Zum Arbeitszeit erfassen

In vielen Unternehmen, vor allem in Konzernen oder in Agenturen müssen die Arbeitsstunden genau erfasst werden. Dies ist für viele Mitarbeiter ein mühsamer Prozess, vor allem wenn zu jeder geleisteten Arbeitszeit auch eine Tätigkeitsbeschreibung angefügt werden muss. Ein Chatbots unterstützt euch und eure Kollegen bei der Zeiterfassung. Er erinnert euch daran, wenn ihr vergessen habt, eure Stunden selbstständig einzutragen. Er warnt euch, wenn ein Kunden-Projekt fast alle budgetierten Stunden verbraucht hat und ihr könnt ihn jederzeit fragen, wie viele Überstunden ihr habt. Die Idee vom Chatbot als Alternative zum Time-Tracking-Tool liegt vor allem darin, dass ihr dem Chatbot eure geleisteten Stunden flexibel via Chatfenster schreiben könnt, dieser die Daten aufnimmt und selbstständig im passenden Zeit-Management-Tool einträgt. Für diese Art von Chatbot wird eine Schnittstelle an ein Time-Tracking-Tool benötigt. Idealerweise ist der Chatbot direkt über einen bestehenden Messenger eures Unternehmens, beispielsweise Slack oder Microsoft Teams erreichbar.

 

4. Zum Beantworten der häufigsten Fragen an das Intranet

Das Intranet dient bei den meisten Unternehmen als zentrale Informationsquelle. Häufig beinhaltet es so viele Informationen, das Mitarbeiter lange nach eine Antwort auf ihre Frage suchen müssen und dies führt zu Unzufriedenheit. Viele dieser Fragen kommen, genau wie die IT-Fragen immer wieder vor. Sie eignen sich also bestens für einen Chatbot. Alles was ihr braucht ist eine Liste mit den häufigsten Anfragen eurer Kollegen und den passenden Antworten. Diese könnt ihr dann in ein Chatbot-Tool integrieren und diesen Bot euren Team-Kollegen zur Verfügung stellen. Ich empfehle hier immer, den Chatbot zunächst thematisch einzuschränken und nach und nach auszubauen.

 

Lust auf mehr?

Hört mal in die folgenden 2 Podcast Folgen rein, da bekommt ihr noch ein paar weitere hilfreiche Tipps, wie andere ihre Organisation von Chatbots begeistert haben:

Florian Schrodt: Er hat bei der VBZ den Chatbots zum Recruiting eingeführt. Im Podcast erzählt er, wie er geschickt sein ganzen Team für das Projekt begeistert hat.

Sylvie Pflitsch von Bosch führt regelmässig neue Bots inrern ein. Hört mal, wie sie vorgeht.

Natürlich können wir auch euren Usecase individuell besprechen. Schreibt mir einfach eine E-Mail mit eurem Anliegen und ich melde mich zeitnah bei euch.

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